Termasuk dalam proses perancangan ialah merancang perbelanjaan. Setiap program pasti memerlukan perbelanjaan yang tertentu. Sama sedikit atau banyak perbelanjaan tersebut, ianya sangat bergantung kepada aktiviti (tentatif) yang dirancang. Semakin 'gempak' aktiviti maka semakin besarlah perbelanjaannya. Namun, kadang2 menggunakan 'improvisasi' boleh mengurangkan budget untuk aktiviti2 tertentu.
Merancang perbelanjaan terbahagi kepada 2 iaitu perolehan perbelanjaan dan penggunaan perbelanjaan. Perolehan perbelanjaan merujuk kepada proses dan cara mendapatkan wang perbelanjaan atau tajaan untuk sesuatu program. Ini termasuk peruntukan ko-kurikulum dan tajaan badan2 atau personal2 yang tertentu. Manakala penggunaan perbelanjaan pula ialah penggunaan wang perolehan untuk melaksanakan program yang dirancang. Penggunaan perbelanjaan merangkumi makanan, tempat penginapan, bayaran penceramah (jika ada), runcitan, pengangkutan dan pelbagai lagi bayaran yang perlu dirancang untuk melaksanakan satu2 program.
Perolehan perbelanjaan memerlukan daya kreativiti seseorang guru. Seorang guru penasihat KRS secara asasnya boleh meminta peruntukan 'KRS' daripada PK Ko-kurikulum untuk melaksanakan program. Peruntukan Ko-kurikulum biasanya 'turun' daripada Kementerian Pelajaran Malaysia dan duit PIBG (bagi sesetengah sekolah). Selain daripada itu, peruntukan bersama juga boleh dimohon bergantung kepada program yang dijalankan. Sebagai contoh, Qiamullail Rasmi. Program ini boleh dijalankan dengan usahasama Persatuan Pelajar Islam atau Persatuan Agama Islam. Maka, perbelanjaan boleh diminta melalui budget persatuan dan kadangkala Panitia Agama Islam.
Perolehan perbelanjaan juga boleh didapatkan melalui kutipan tetapi ianya tidak digalakan. Kutipan pula memerlukan persetujuan dan surat rasmi daripada Pengetua / Guru Besar. Keusahawanan KRS juga boleh menjadi salah satu sumber perolehan perbelanjaan. Selain daripada dapat mendidik kemahiran keusahawanan dikalangan ahli KRS, program juga boleh berjalan melalui keuntungan yang diperolehi. Infak (keterangan dalam catatan yang lepas) juga boleh menjadi sumber lain bagi perolehan perbelanjaan.
Pihak luar seperti Rakan Muda, Pertubuhan Belia, Badan2 kerajaan juga boleh dijadikan sumber alternatif mendapatkan peruntukan. Kebiasaannya, program bersama perlu dijalankan seperti aktiviti Kembara Rakan Muda, program2 pihak YADIM dan pelbagai lagi.
Penggunaan perbelanjaan memerlukan penelitian dalam setiap duit yang ingin dibelanjakan. Banyak elemen yang penting di dalam perbelanjaan yang perlu diperhatikan. Pertama, perihal makanan. Ini adalah perkara utama di dalam budget. Kebiasaannya program2 di sekolah melibatkan penyediaan makanan oleh pihak kantin sekolah. Adakalanya elemen makanan boleh 'dibuang' daripada kertas kerja perbelanjaan sekiranya makanan dimasak sendiri seperti di dalam aktiviti perkhemahan dan sebagainya. Namun perlu diingat, masak sendiri memerlukan masa tambahan dan ianya boleh menjadi kekangan di dalam satu2 program.
Kedua, pengangkutan. Kebiasaannya pengangkutan akan melibatkan bahagian yang besar di dalam perbelanjaan. Sebagai contoh, sewa sebuah bas dari SMK Raja Abdullah, KL ke Hutan Lipur Lentang adalah RM800.00. Ini adalah harga selepas tawar menawar pada tahun 2008. Aku tidak tahu pula kalau sewanya sudah naik.
Ketiga, tempat penginapan. Aktiviti KRS kebiasaannya melibatkan penggunaan khemah. Selalunya tempat penginapan hanya memerlukan budget yang agak kecil sekiranya menggunakan khemah sendiri (milik sekolah) tetapi ianya merupakan elemen penting untuk diperincikan. Sebagai contoh, hutan2 rekreasi milik kerajaan hanya memerlukan tempahan awal sahaja, tidak memerlukan sewa tapak. Namun, kawasan2 milik persendirian memerlukan perbelanjaan seperti sewa tapak, sewa khemah (jika perlu), sewa dewan, bayaran servis (elektrik, air), bayaran tandas dan sebagainya.
Keempat, bayaran penceramah. Kebiasaannya penceramah diperlukan apabila tiada guru yang berkemahiran untuk memberikan pengisian tertentu. Sebagai contoh, mengepalai Qiamullail atau solat Tarawikh.
Kelima, runcitan. Perbelanjaan runcitan sangat perlu diperincikan. Ianya kerana runcitan sangat2 bergantung kepada jenis program yang ingin dijalankan. Selagi boleh, gunakan alatan2 dan sumber yang sedia ada di sekolah untuk mengelakkan perbelanjaan yang tinggi. Misalnya first aid, tidak perlu dibeli sekiranya sekolah ada menyimpannya. Hanya perlu dipastikan ubat2annya masih ada dan tidak terlepas daripada tarikh luput. Perbelanjaan hanya diperlukan untuk membeli ubat2an yang telah habis atau lepas tarikh luput.
Kesimpulannya, merancang perbelanjaan memerlukan penelitian yang tinggi untuk mencapai objektif program tetapi tidak sehingga membazir pula. Sebab itu, merancang perbelanjaan juga memerlukan beberapa sesi 'brainstorming' agar tidak ada yang terlepas pandang. Program akan menjadi 'cacat' sekiranya ada mana2 bahagian yang terlepas pandang untuk diperuntukan di dalam perbelanjaan. Usahalah agar ianya sesempurna yang boleh. Yang lainnya bertawakallah kepada Allah. Semoga mendapat keredhaanNya. Sekian.
Tiada ulasan:
Catat Ulasan